Wer Microsoft Teams im geschäftlichen Umfeld einsetzt, steht früher oder später vor einer Herausforderung: Wie lassen sich externe Partner, Freelancer oder Kunden sicher einbinden, ohne dabei die Kontrolle über sensible Unternehmensdaten zu verlieren? Die meisten Administratoren greifen reflexartig zu anonymen Meeting-Links – eine bequeme, aber aus Sicherheitsperspektive bedenkliche Lösung. Dabei bietet Microsoft Teams mit seinen Gastzugriffs-Funktionen weitaus elegantere Möglichkeiten, die Balance zwischen Zusammenarbeit und Datenschutz zu wahren. Der Gastzugriff seit Februar 2021 aktiviert, was die Einrichtung deutlich vereinfacht hat.
Warum Gastkonten die bessere Wahl sind
Anonyme Meeting-Links mögen auf den ersten Blick praktisch erscheinen, doch sie bringen erhebliche Nachteile mit sich. Wer über solche Links beitritt, bleibt für das System weitgehend unsichtbar – nachträgliche Audits werden damit zur Geduldsprobe. Gastkonten hingegen schaffen Transparenz: Jeder externe Teilnehmer wird als Gastbenutzer im Entra ID erfasst, seine Aktivitäten lassen sich nachverfolgen, und bei Bedarf können Zugriffsrechte jederzeit angepasst oder widerrufen werden.
Der Unterschied liegt im Detail: Während anonyme Gäste nur an Meetings teilnehmen können, erhalten dedizierte Gastbenutzer Zugang zu spezifischen Teams, Kanälen und Dateien. Diese gezielte Rechtevergabe ermöglicht echte Projektarbeit mit externen Partnern, ohne dass jedes Mal neue Links verschickt werden müssen. Die Kontrolle bleibt dabei vollständig in eurer Hand.
Granulare Gastberechtigungen richtig konfigurieren
Im Teams Admin Center versteckt sich unter „Benutzer“ und „Gastzugriff“ ein Menü, das viele Administratoren links liegen lassen. Hier lässt sich präzise definieren, was Gäste dürfen und was nicht. Die Standardeinstellungen sind bewusst restriktiv gehalten – ein kluger Ansatz, den man beibehalten sollte. Microsoft hat diese Funktionen so konzipiert, dass sie maximale Flexibilität mit hoher Sicherheit verbinden.
Besonders wichtig: Die Berechtigung zum Erstellen, Aktualisieren und Löschen von Kanälen sollte für Gäste in der Regel deaktiviert bleiben. Externe Mitarbeiter benötigen diese Rechte selten, und die Einschränkung verhindert ungewollte strukturelle Änderungen in euren Teams. Anders verhält es sich mit dem Zugriff auf Dateien – hier empfiehlt sich eine differenzierte Betrachtung je nach Projektanforderung.
Der Zugriff auf Teamebene
Ein oft übersehenes Feature: Gastberechtigungen lassen sich nicht nur global, sondern auch pro Team individuell anpassen. Im jeweiligen Team unter „Einstellungen“ findet ihr die Option „Gastberechtigungen“, wo sich spezifische Regeln definieren lassen. Für eine noch granularere Kontrolle können Vertraulichkeitsbezeichnungen eingesetzt werden, die festlegen, ob ein Team nur für interne Nutzer, für definierte Partner oder für externe Nutzer freigegeben ist. Ein Beispiel aus der Praxis: Für ein Kundenprojekt-Team könnt ihr Gästen das Erstellen neuer Registerkarten erlauben, während dies im internen Marketing-Team gesperrt bleibt.
Ablaufzeiten strategisch einsetzen
Gastkonten neigen dazu, sich zu vermehren. Projekte enden, Kooperationen laufen aus, doch die Zugänge bleiben bestehen – ein Sicherheitsrisiko, das sich leicht vermeiden lässt. Microsoft bietet hierfür im Microsoft Entra ID die Möglichkeit, Ablaufrichtlinien für Gastbenutzer zu konfigurieren. Diese Funktion gehört zu den wirksamsten Werkzeugen im Arsenal des Sicherheitsmanagements.
Die Einrichtung erfolgt über das Microsoft Entra ID Portal unter „Externe Identitäten“ und „Einstellungen für externe Zusammenarbeit“. Hier lässt sich festlegen, dass Gastkonten nach beispielsweise 90 oder 180 Tagen automatisch zur Überprüfung anstehen. Der zuständige Teambesitzer erhält dann eine Benachrichtigung und kann entscheiden, ob der Zugriff verlängert werden soll. Diese automatisierte Prüfung spart nicht nur Zeit, sondern zwingt Teams auch dazu, regelmäßig über ihre externe Zusammenarbeit nachzudenken.
Namenskonventionen als Ordnungssystem
Bei der Durchsicht eurer Gastliste findet ihr womöglich Einträge wie „[email protected]“ und „[email protected]“ – welches Projekt, welche Rolle, welcher Verantwortliche? Eine durchdachte Namenskonvention schafft hier Klarheit und erleichtert die Verwaltung erheblich. Ohne System wird die Gastliste schnell zum unübersichtlichen Chaos.
Ein bewährtes Schema kombiniert mehrere Informationen: Projektkürzel, Unternehmen und Funktion. Ein externer Grafikdesigner für das Projekt „Produktlaunch“ könnte als „PL_DesignStudio_Grafik“ angelegt werden. Diese Systematik mag anfangs nach zusätzlichem Aufwand klingen, zahlt sich aber spätestens bei der ersten größeren Zugriffsprüfung aus. Die Benennung selbst lässt sich zwar nicht direkt beim Einladen erzwingen, aber im nachgelagerten Prozess standardisieren. Erstellt eine interne Richtlinie, die festlegt, wie Gastkonten zu benennen sind, und kommuniziert diese an alle Teambesitzer.
Regelmäßige Audits über das Entra ID Portal
Die technischen Maßnahmen bilden nur die eine Seite der Medaille – ohne regelmäßige Kontrollen versanden selbst die besten Konfigurationen. Das Microsoft Entra ID Portal bietet unter „Benutzer“ und dem Filter „Gastbenutzer“ eine Übersicht aller externen Zugänge. Diese Liste sollte mindestens quartalsweise auf Aktualität geprüft werden, in sensiblen Umgebungen sogar monatlich.
Besonders aufschlussreich ist die Spalte „Letzte Anmeldung“. Konten, die seit Monaten inaktiv sind, stellen potenzielle Schwachstellen dar. Ein kompromittiertes E-Mail-Konto eines ehemaligen Dienstleisters könnte zum Einfallstor für Angreifer werden. Diese Gefahr hat sich durch eine im November 2025 aktivierte Microsoft-Funktion noch verstärkt: Teams-Chats mit beliebigen E-Mail-Adressen sind nun möglich, wobei die Kommunikation häufig im fremden Tenant stattfindet – oft ohne Safe Links, Safe Attachments oder automatischen Bedrohungsschutz. Die Bereinigung veralteter Konten erfolgt über die Auswahl der betroffenen Konten und „Benutzer löschen“.
Automatisierung durch Access Reviews
Microsoft Entra ID ermöglicht automatische Zugriffsüberprüfungen, die sogenannten Access Reviews. Diese Funktion verschickt automatisch in festgelegten Intervallen Überprüfungsanfragen an Teambesitzer oder Administratoren. Die Verantwortlichen bestätigen oder widerrufen dann die Zugriffsrechte – eine Prozedur, die ohne manuelle Kalendererinnerungen auskommt und deutlich höhere Compliance-Raten erzielt. Gerade in größeren Organisationen entwickelt sich dieses Tool zum unverzichtbaren Begleiter.
Conditional Access und Multi-Faktor-Authentifizierung
Ein wesentlicher Baustein moderner Sicherheitskonzepte ist die Möglichkeit, für externe Nutzer Conditional Access Policies und Multi-Faktor-Authentifizierung zu erzwingen. Microsoft Entra ID erlaubt es, diese Sicherheitsmaßnahmen unabhängig von den normalen Anmeldeverfahren der Gastbenutzer durchzusetzen. Ihr behaltet die Kontrolle, unabhängig davon, wie nachlässig der externe Partner mit seinen eigenen Sicherheitsstandards umgeht.
Ihr könnt beispielsweise festlegen, dass sich Gäste nur von bestimmten Standorten aus anmelden dürfen oder dass sie zwingend einen zweiten Authentifizierungsfaktor nutzen müssen. Diese Richtlinien lassen sich flexibel an die Risikobewertung einzelner Projekte anpassen und bieten einen zusätzlichen Schutz vor unbefugten Zugriffen. Bei hochsensiblen Projekten empfiehlt sich eine Kombination mehrerer Faktoren: Gerätekonformität, geografische Einschränkungen und obligatorische MFA.
Beschränkung auf bestimmte Teams und Kanäle
Die Kunst liegt nicht darin, Gästen möglichst viel Zugriff zu gewähren, sondern ihnen exakt das bereitzustellen, was sie für ihre Aufgabe benötigen. Bei der Einladung über das jeweilige Team könnt ihr bereits festlegen, zu welchen Kanälen ein Gast Zutritt erhält. Standardmäßig sehen Gäste nur die Kanäle, zu denen sie explizit hinzugefügt wurden – ein Prinzip, das sich konsequent durchhalten lässt.
Ein häufiger Fehler: Gäste werden dem gesamten Team hinzugefügt, statt nur den relevanten Kanälen. Dies öffnet unnötig Einblick in interne Diskussionen oder sensible Planungen. Nutzt stattdessen die Möglichkeit, Gäste kanalbezogen einzuladen – der Mehraufwand von wenigen Sekunden zahlt sich durch deutlich verbesserte Datensicherheit aus. Das Prinzip der minimalen Rechtevergabe sollte hier absolute Priorität haben.
Technische Voraussetzungen nicht vergessen
Der Gastzugriff ist seit Februar 2021 standardmäßig aktiviert, dennoch solltet ihr die Einstellungen überprüfen. Im Teams Admin Center unter „Organisationsweite Einstellungen“ und „Gastzugriff“ findet sich der zentrale Schalter. Zusätzlich müssen auch im Microsoft Entra ID unter „Externe Identitäten“ die entsprechenden Einstellungen für B2B-Zusammenarbeit konfiguriert sein.
Ein weiterer Aspekt: Die SharePoint-Freigabeeinstellungen haben direkten Einfluss auf Teams, da alle Dateien letztlich dort gespeichert werden. Überprüft im SharePoint Admin Center, ob externe Freigaben für die Websites zugelassen sind, die eure Teams nutzen. Diese Verschränkung verschiedener Dienste macht die Administration zwar komplexer, bietet aber auch Möglichkeiten für fein justierte Sicherheitskonzepte. Nur wenn alle Komponenten harmonisch zusammenspielen, entfaltet das Gastzugriffs-Management seine volle Wirkung.
Die Investition in ein durchdachtes Gastzugriffs-Management rechnet sich mehrfach: Höhere Sicherheit, bessere Nachvollziehbarkeit und professionellere Zusammenarbeit mit externen Partnern. Während andere noch anonyme Links verschicken, habt ihr die volle Kontrolle über euer digitales Ökosystem. Mit den richtigen Werkzeugen und einer konsequenten Herangehensweise wird die externe Zusammenarbeit zum Wettbewerbsvorteil statt zum Sicherheitsrisiko.
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